1. Präambel – Hier finden Sie eine kurze Übersicht zum Inhalt der Webseite und den Datenschutzthemen.
2. Kontakt – Wie können Sie einfach und schnell mit uns Kontakt aufnehmen?
3. Datenverarbeitung und - speicherung – Welche Ihrer Daten werden wie, wozu, wo, durch wen und wie lange gespeichert und verarbeitet?
4. Rechtsgrundlage – Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?
5. Datenübermittlung – Unter welchen Voraussetzungen übermitteln wir Ihre Daten an Dritte?
6. Datensicherheit – Was tun wir, um Ihre Daten bestmöglich zu schützen?
7. Ihre Rechte – Hier finden Sie einen Überblick zu all Ihren Rechten als Betroffene.

1. Protokolliert werden:
   • Datum der Anfrage
   • Uhrzeit der Anfrage
   • Client-IP-Adresse (c-ip)
   • Benutzername (cs-username)
2. Speicherung für 30 Tage

1. Protokolliert werden:
   • HTTP-Ereignisse (vom Server ausgehend)
   • Gesendete E-Mails:
     • Zeitstempel
     • Betreff
     • FROM-Adresse
     • TO-Adresse (in der Regel Teilnehmer-E-Mail-Adresse)
     • Mailserver
2. Anlage von maximal 10 Logfiles mit jeweils 5 MB (rotierende Löschung)
Fusion Reactor
• → Gespeichert werden Performance-Metriken und Request Headers
• → Logfiles werden für 31 Tage gespeichert
Edge-Mailserver
• →Empfangs-Connector und Sende-Connector
• - Protokolliert werden: E-Mail-Adresse, E-Mail- Betreff, ggfs. IP-Adressen Mailserver
• - Protokolle maximal 30 Tage vorgehalten, anschließend gelöscht

• → Chrome:Chrome
• → Safari:Safari
• → Firefox:Firefox
• → Microsoft Edge: :Edge

3.4 Veranstaltungen

Im Rahmen der Anmeldung und Teilnahme an einer Veranstaltung der MHF verarbeiten die MEDICE Arzneimittel Pütter GmbH & Co. KG sowie die in die Veranstaltungsplanung und -durchführung involvierten Unternehmen der MHF personenbezogene Daten zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anmeldung sowie zur Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung.

Dabei werden insbesondere die folgenden personenbezogenen Daten erhoben und verarbeitet:

• Private Kontaktdaten (Anrede, Titel, Vorname, Nachname, ggf. E-Mail-Adresse, Mobiltelefonnummer, Telefonnummer)
• Geschäftliche Kontaktdaten (Praxis/Klinik/Organisation, Straße, PLZ, Ort, Abteilung, Region, Faxnummer, ggf. E-Mail-Adresse, Mobiltelefonnummer, Telefonnummer)
• Weitere persönliche Daten (EFN-Nr., Verbandsmitgliedschaft, Anstellungsverhältnis, Fachgruppe, spezielle Essenswünsche)
• Veranstaltungsbezogene Registrierungsdaten (Teilnahme, Anreiseart, Übernachtungswunsch, gewählter Termin, gebuchte Workshops, Essensteilnahme, Anreise, Abreise, Einwilligung zum Datenschutzhinweis)
• Vertrags- und Abrechnungsdaten (allgemeine Vertragsdaten, Honorare, Leistungsbeschreibung, Reisekostenübernahme, Übernachtungskosten, Bewirtungskosten, Honorardaten)

Foto- und Videoaufzeichnungen

Während der Veranstaltungen werden ggf. durch Mitarbeiter der MHF und/oder durch externe Dienstleister im Auftrag der MHF Foto- und/oder Videoaufnahmen von den Teilnehmern erstellt. Wir erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten aufgrund unseres berechtigten Interesses zur Dokumentation der jeweiligen Veranstaltung, Berichterstattung sowie zur Öffentlichkeitsarbeit (z. B. durch eine Veröffentlichung im firmeninternen Intranet, auf unserer Homepage, in sozialen Netzwerken oder in Pressemitteilungen) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Sie werden im Vorfeld und während der Veranstaltungen über diese Foto- und/oder Videoaufnahmen informiert und können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit unter datenschutz [at] medice.de formlos widersprechen.

Alle Informationen zum Datenschutz bei Online-Veranstaltungen über Zoom finden Sie hier.

Unsere Marketingaktivitäten dienen im Wesentlichen der Kundenbindung und -pflege, Informationsweitergabe, Markt- und Meinungsforschung, Verbesserung unserer Angebote sowie der Automatisierung von Kommunikation.

Für den Versand der Newsletter werden Ihre Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse) verwendet. Hierfür nutzen wir die Software mailworx der eworx Network & Internet GmbH, Hafenstraße 2a, A-4020 Linz. Die eworx Network & Internet GmbH zeichnet das Öffnungs- und Klickverhalten auf. Dabei werden folgende Informationen erfasst:

• Zeitpunkt der Zustellung
• Zeitpunkt der Öffnung
• Dauer der Öffnung
• IP-Adresse der Öffnung (wird ausschließlich anonymisiert erhoben und nach Verwendung sofort gelöscht)
• Verwendetes E-Mail-Programm (Mail Client)
• Geklickter Link
• Zeitpunkt des Klicks

Die eworx Network & Internet GmbH hat im Rahmen ihrer Tätigkeit Zugriff auf Ihre personenbezogenen und nicht personenbezogenen Daten, sofern diese zur Erfüllung der jeweiligen Leistungen benötigt werden. Das Unternehmen hat sich zur Einhaltung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet. Eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO wurde abgeschlossen.

Die Speicherung und Verarbeitung der oben genannten Daten erfolgt ausschließlich zum Zweck der Erstellung von Webstatistiken, um unsere Angebote kontinuierlich zu verbessern und zu optimieren. Eine Zusammenführung Ihrer persönlichen Daten mit den getrackten Informationen zur Erstellung eines personenbezogenen Nutzerprofils ist ausgeschlossen. Die oben genannten Daten werden ausschließlich innerhalb der Europäischen Union verarbeitet und nicht an Dritte weitergegeben.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen und den Newsletter abbestellen. Zu diesem Zweck findet sich in jedem Newsletter ein entsprechender Link/Kontakt.

Die Rechtsgrundlage für den Versand von Newslettern infolge des Verkaufs von Waren oder Dienstleistungen ist § 7 Abs. 3 UWG. Sie können den Newsletter ebenfalls jederzeit abbestellen. Auch hierfür befindet sich in jedem Newsletter ein entsprechender Link.

• Zur Bereitstellung der angebotenen Leistungen, einschließlich der Einladung von Teilnehmern zur Veranstaltung, der (Selbst-)Registrierung für eine Veranstaltung (inkl. Buchung von Workshops, Terminen etc.) sowie der Organisation des Veranstaltungsablaufs inkl. Daten von Referierenden
• Zur dauerhaften Gewährleistung der technischen Funktionsfähigkeit und Nutzerfreundlichkeit der Webseite
• Zum Schutz der Rechte und Interessen der MEDICE Arzneimittel Pütter GmbH & Co. KG und Dritter (z. B. Nutzer)
• Zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen
• In seltenen Fällen zur Abwehr von Rechtsansprüchen oder zur Betrugsbekämpfung
• Zur Kommunikation und Kontaktaufnahme
• Zur Erfüllung vertraglicher Pflichten oder im Rahmen vorvertraglicher Maßnahmen
• Zur Dokumentation, Berichterstattung und Öffentlichkeitsarbeit
• Zu Marktforschungs- und Marketingzwecken

Die gemeinsame Verarbeitung dieser Daten erfolgt im Rahmen einer gemeinsamen Verantwortlichkeit gemäß Art. 26 DSGVO. Die beteiligten Unternehmen innerhalb der MEDICE Health Family Holding GmbH haben in einer Vereinbarung festgelegt, wie die jeweiligen Aufgaben und Verantwortlichkeiten in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten verteilt sind und wer welche Verpflichtungen gemäß der DSGVO erfüllt.

Die geteilten Daten können dazu verwendet werden:

✓ Unsere Marketing- und Vertriebsstrategien zu optimieren.
✓ Marktforschungen und Analysen durchzuführen, um unsere Produkte und Dienstleistungen weiter zu verbessern.

Die beteiligten Unternehmen innerhalb der MEDICE Health Family Holding GmbH stellen sicher, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten getroffen werden. Die Übermittlung und Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt stets in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzbestimmungen.

Weitere Informationen zum Datenschutz, zu Ihren Rechten als betroffene Person und zur Datenverarbeitung durch die MEDICE Arzneimittel Pütter GmbH & Co. KG als Muttergesellschaft der MEDICE Health Family Holding GmbH finden Sie hier.

Wenn Sie Fragen zur gemeinsamen Verarbeitung Ihrer Daten innerhalb der MEDICE Health Family Holding GmbH haben oder Ihre Datenschutzrechte geltend machen möchten, können Sie sich jederzeit an unser Datenschutzteam unter datenschutz[at]medice.de wenden.

4. Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Ihre informierte, freiwillige Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) ggf. i.V.m. Art. 7 DSGVO/§ 25 Abs. 1 TDDDG, die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei Sie sind, oder die Erfüllung vorvertraglicher Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach Art. 6 Abs. 1 lit. c) oder die Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der eines Dritten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO sein.

5. Datenübermittlung

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur an Dritte weiter, wenn:

1. Sie uns Ihre nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben,
2. die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO zur Wahrung unserer berechtigten Interessen zulässig ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben,
3. für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht, sowie
4. dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist.

Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein:

✓ Mit der MEDICE Arzneimittel Pütter GmbH & Co. KG verbundene, in die Veranstaltungsplanung und -durchführung involvierte Unternehmen der MHF, soweit dies für den Zweck der Datenverarbeitung erforderlich ist.

✓ Auftragsverarbeiter und/oder externe Kooperationspartner, die an der Durchführung der Veranstaltung beteiligt sind.

Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.

Die MHF versichert Ihre Daten nur an Stellen weiterzugeben, die ein geeignetes Datenschutzkonzept entsprechend den geltenden Verordnungen und Gesetzen vorweisen können und mit denen, wenn erforderlich, entsprechende vertragliche Vereinbarungen gem. Art. 26 und Art. 28 DSGVO bestehen.

Die Sicherheit Ihrer persönlichen Informationen ist uns sehr wichtig.

Bei jeder Erhebung, Speicherung, Nutzung und Übermittlung von Daten bestehen Vertraulichkeitsrisiken (z.B. die Möglichkeit, die betreffende Person zu identifizieren). Diese Risiken lassen sich nicht völlig ausschließen und steigen, je mehr Daten miteinander verknüpft werden können. Die MHF versichert Ihnen, alles nach dem Stand der Technik Mögliche zum Schutz der Übermittlung Ihrer Daten zu tun.

Hierfür ergreifen wir unter anderem folgende technischen und organisatorischen Maßnahmen:

✓ SSL/TLS-Verschlüsselung: Die personenbezogenen Daten werden nur über, nach dem aktuellen Stand der Technik verschlüsselte Verbindungen übertragen. Wir setzen hierbei die geltenden Vorgaben des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik um und setzen diese Technologie ein, um die Übermittlung Ihrer Daten zu schützen. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von "http://" auf "https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

✓ unterschiedliche Passwörter für alle intern genutzten Software-Tools

✓ Multi-Faktor-Authentifizierung für den Zugriff auf interne Systeme und Informationen

✓ Viren-Schutz für die gesamte verwendete IT-Hardware

✓ Firewall für unser internes Firmennetzwerk

✓ regelmäßige Schulungen zu Datensicherheit und -schutz für alle Mitarbeiter

✓ regelmäßige Updates aller Software-Komponenten

✓ regelmäßige Datensicherung, um die Verfügbarkeit zu gewährleisten

✓ regelmäßige Risikoanalysen zu den entsprechenden IT-Systemen

Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist es unser Ziel Ihre Datenschutzrechte zu jedem Zeitpunkt zu gewährleisten. Unsere Kontaktmöglichkeiten finden Sie unter Punkt 2 „Kontakt“.

✓ Sie können Auskunft über die Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.

✓ Sie können die Anpassung Ihrer personenbezogenen Daten fordern, sofern diese fehlerhaft oder unvollständig sind.

✓ Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten fordern: (1) Für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit der Daten, (2) Wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie eine Löschung ablehnen, (3) Wenn die Daten vom Verantwortlichen für die Verarbeitungszwecke nicht länger benötigt werden, Sie diese jedoch zu Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, (4) Im Falle eines Widerspruchs gegen die Datenverarbeitung, solange die entsprechende Interessensabwägung nicht geklärt ist.

✓ Sie können eine Datenübertragung der zu Ihrer Person erhobenen Daten an Sie oder eine von Ihnen bestimmte Stelle verlangen.

✓ Sie können, bei Vorliegen einer Beschwerdegrundlage, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einreichen.
Die Kontaktdaten der Datenschutzaufsichtsbehörden aller Bundesländer finden Sie unter folgender Internetadresse:
https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html

✓ Sie können die Löschung der zu Ihrer Person erhobenen Daten verlangen.

✓ Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit formlos, ohne Angabe von Gründen widersprechen.

✓ Sie können eine erteilte Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit formlos, ohne Angabe von Gründen widerrufen.

Bei einem Widerspruch/Widerruf entstehen Ihnen keine Nachteile. Der Widerspruch gilt dabei mit Wirkung für die Zukunft; die bisherigen Datenweitergaben bleiben rechtmäßig. Ihre Daten werden fortan nur noch eingeschränkt durch die involvierten Parteien verarbeitet, wenn entsprechende gesetzliche Vorgaben nach Art. 6 Abs. 1 lit. c) und unser berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO dies vorgeben.

Falls Sie weitere Fragen zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten haben oder von Ihren anderen Rechten Gebrauch machen möchten, wenden Sie sich gerne an unser Datenschutzteam unter datenschutz@medice.de.

Bei vertraulichen Anliegen in Bezug auf den Datenschutz können Sie sich direkt an unsere Datenschutzbeauftragte wenden unter dsb@medice.de.